MAŁKOWSKI-MARTECH S.A. – Wspólna Wizja Bezpieczeństwa

1. Zastosowanie

Celem procedury jest stworzenie kompleksowej regulacji dotyczącej ujawniania przypadków nieprawidłowości i naruszeń prawa oraz ochrony sygnalistów w MAŁKOWSKI-MARECH S.A. poprzez wczesne wykrycie i usunięcie zgłoszonych przypadków nieprawidłowości i naruszeń prawa.

Wszyscy pracownicy i współpracownicy MAŁKOWSKI-MARTECH S.A. są zobowiązani do przestrzegania wysokich standardów zgodnego z prawem i etycznego postępowania. Zarówno Spółka, jak i cała Grupa ASSA ABLOY nie toleruje naruszeń przepisów prawa w jakiejkolwiek formie. Pracodawca akceptuje i popiera wśród swoich pracowników zachowania oparte wyłącznie na kulturze osobistej, etyce, moralności, poszanowaniu praw człowieka i pracownika, uczciwości, zasadach współżycia społecznego oraz odpowiedzialności.

Proces przyjmowania zgłoszeń jest jednym z kluczowych elementów prawidłowego i bezpiecznego zarządzania Spółką, którego jednym z celów jest identyfikowanie nieprawidłowości w działalności Spółki i podejmowanie działań w celu ich eliminowania i ograniczania ryzyka na wszystkich poziomach organizacyjnych Spółki.

Wdrożony w Spółce proces przyjmowania zgłoszeń umożliwia wszystkim sygnalistom Spółki dokonywanie zgłoszeń za pośrednictwem specjalnych i niezależnych kanałów komunikacji, w sposób zapewniający ochronę przed działaniami o charakterze represyjnym, dyskryminującym lub innymi rodzajami niesprawiedliwego traktowania, mogącymi być następstwem takiego zgłoszenia.

Sygnalista podlega ochronie przewidzianej w Procedurze pod warunkiem, że dokonując zgłoszenia miał uzasadniane podstawy sądzić, że będąca przedmiotem zgłoszenia informacja o naruszeniu jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia oraz że informacja taka stanowi informację o naruszeniu prawa.

Procedura określa zasady i tryb zgłaszania informacji o naruszeniach prawa, zarządzanie, badanie i ocenę zgłoszonych przypadków naruszeń, środki naprawcze, które należy wdrożyć w przypadku stwierdzenia niezgodności.

Procedura ma pierwszeństwo przed Grupową Dyrektywą w sprawie informowania o nieprawidłowościach (Group Whistleblowing Directive). Zgłoszeń naruszeń nieobjętych niniejszą Procedurą, a stanowiących naruszenie opisane w Grupowej Dyrektywie w sprawie informowania o nieprawidłowościach, dokonuje się zgodnie z tą Grupową Dyrektywą.

2. Definicje

Pojęciom używanym w Procedurze nadaje się następujące znaczenie:

a) Pełnomocnik do spraw naruszeń- Osoba powoływana uchwałą Zarządu Spółki i odpowiedzialna za przyjmowanie zgłoszeń.
b) Czynności wyjaśniające- Czynności wyjaśniające obejmują wszystkie środki niezbędne i odpowiednie do wyjaśnienia okoliczności sprawy.
c) Grupa ASSA ABLOY- Grupa ASSA ABLOY odnosi się do ASSA ABLOY AB i jej spółek zależnych na całym świecie.
d) Komisja do spraw naruszeń- Zespół osób powołany uchwałą Zarządu Spółki, odpowiedzialny za prowadzenie postępowań wyjaśniających dotyczących zgłoszeń, składający się co najmniej z 2 osób. Komisja wybiera ze swojego grona Przewodniczącego Komisji.
e) Naruszenie prawa- Działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa dotyczące dziedzin określonych w pkt 3 Procedury.
f) Podmioty zewnętrzne- Podmioty zewnętrzne w stosunku do spółek z Grupy ASSA ABLOY wspierające Komisję do spraw w prowadzeniu postępowań wyjaśniających, np. firmy prawnicze, audytorzy zewnętrzni.
g) Postępowanie wyjaśniające- Postępowanie wyjaśniające oznacza kompleksowe wewnętrzne postępowanie w sprawie zgłoszonej informacji o naruszeniu prowadzone w celu uzyskania właściwego zrozumienia faktów, okoliczności i potencjalnego ryzyka związanego ze sprawą.
h) Procedura - Niniejsza Procedura zgłaszania informacji o naruszeniach prawa obowiązująca w MAŁKOWSKI-MARTECH S.A.
i) Raport z postępowania wyjaśniającego - Raport z postępowania wyjaśniającego odnosi się do raportu Komisji do spraw naruszeń zawierającego:
• Informacje na temat zgłoszonego naruszenia i opis podjętych czynności wyjaśniających;
• Przywołanie odpowiednich przepisów prawa, regulacji i polityk i procedur wewnętrznych;
• Wnioski.
j) Rejestr zgłoszeń- Baza danych zgłoszeń stanowi bazę danych z ograniczonym dostępem, prowadzoną przez Pełnomocnika do spraw naruszeń w której przechowywane są informacje o zgłoszeniach dokonywanych zgodnie z niniejszą Procedurą
k) Spółka lub Pracodawca- MAŁKOWSKI-MARTECH S.A.
l) Sygnalista- Sygnalista oznacza osobę fizyczną (np. pracownika, partnera biznesowego), która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa dotyczącego obszarów wskazanych w pkt 3.3.
ł) Środki naprawcze- Środki naprawcze obejmują wszystkie środki niezbędne i odpowiednie do minimalizacji lub zapobiegania ryzyku wystąpienia naruszenia prawa lub niewłaściwego postępowania, w wyniku ujawnionych nieprawidłowości w trakcie postępowania wyjaśniającego.
m) Zgłoszenie nieprawidłowości- Przekazanie informacji o naruszeniu prawa dokonane przez sygnalistę za pośrednictwem przeznaczonych do tego kanałów komunikacji.
o) Znaczenie dla Grupy ASSA ABLOY- Sprawa ma znaczenie dla Grupy ASSA ABLOY, jeśli ma zastosowanie co najmniej jeden z poniższych czynników:
• Sprawa dotycząca zapewnienia przestrzegania przepisów jest związana z korupcją lub przeciwdziałaniem praktykom monopolistycznym.
• Lokalne / centralne kierownictwo spółek z Grupy ASSA ABLOY jest zaangażowane w sprawę naruszenia.
• Sprawa dotycząca naruszenia prawa lub wewnętrznych regulacji może mieć wpływ na więcej niż jedną spółkę w Grupie ASSA ABLOY.
• Liczba zachowań niezgodnych z przepisami lub potencjalny efekt medialny są szczególnie wysokie.

3. Zakres podmiotowy i przedmiotowy

Procedura ma na celu umożliwienie korzystania z niezależnego kanału do zgłaszania informacji o naruszeniach prawa, który wesprze działania Pracodawcy zmierzające do zapobiegania nieprawidłowościom.

3.1. Procedurę stosuje się do osoby fizycznej, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą, w tym do:
a) pracownika, także w przypadku, gdy stosunek pracy już ustał,
b) pracownika tymczasowego,
c) osoby ubiegającej się o zatrudnienie, która uzyskała informację o naruszeniu prawa w procesie rekrutacji lub negocjacji poprzedzających zawarcie umowy,
d) osoby świadczącej pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej,
e) osoby świadczącej pracę pod nadzorem i kierownictwem Spółki, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej,
f) członka organu osoby prawnej, prokurenta, wspólnika,
g) osoby świadczącej pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej,
h) przedsiębiorcy;
i) stażysty/praktykanta/wolontariusza,
j) innych osób wymienionych w ustawie dnia 14 czerwca 2024r. o ochronie sygnalistów.

3.2. Procedurę stosuje się także do osoby fizycznej, o której mowa w pkt. 3.1, w przypadku zgłoszenia lub ujawnienia informacji o naruszeniu prawa uzyskanej w kontekście związanym z pracą przed nawiązaniem stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji w Spółce lub na rzecz Spółki, lub pełnienia służby w Spółce lub już po ich ustaniu.

3.3. Przedmiotem zgłoszenia mogą być naruszania przepisów prawa, określone w przepisach powszechnie obowiązujących, czyli działania lub zaniechania niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa, dotyczące:
a) korupcji;
b) zamówień publicznych;
c) usług, produktów i rynków finansowych;
d) przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;
e) bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;
f) bezpieczeństwa transportu;
g) ochrony środowiska;
h) ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;
i) bezpieczeństwa żywności i pasz;
j) zdrowia i dobrostanu zwierząt;
k) zdrowia publicznego;
l) ochrony konsumentów;
m) ochrony prywatności i danych osobowych;
n) bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;
o) interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego lub Unii Europejskiej;
p) rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych;
q) konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela – występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi w lit. a-p

4. Formy zgłaszania naruszeń

Zgłoszenia naruszeń mogą być dokonywane:
a) Pisemnie drogą elektroniczną, za pośrednictwem dedykowanego adresu e-mail: sygnalista.malkowski-martech@assaabloy.com
b) Pisemnie drogą listowną– na adres Czołowo ul. Leśna 57, 62-035 Kórnik,
z dopiskiem „Naruszenie przepisów”

W przypadku wpływu zgłoszenia na piśmie z pominięciem form wskazanych wyżej, Pełnomocnik do spraw naruszeń przyjmuje zgłoszenie i przekazuje je do Komisji do spraw naruszeń.

5. Przyjęcie zgłoszenia

5.1 Podmiotem upoważnionym do przyjmowania zgłoszeń nieprawidłowości w Spółce jest Pełnomocnik do spraw naruszeń.

5.2 Pełnomocnik do spraw naruszeń rejestruje każde zgłoszenie dokonane w trybie niniejszej Procedury, w Rejestrze zgłoszeń. Podmiotem prowadzącym postępowanie wyjaśniające jest Komisja do spraw naruszeń.

5.3. W przypadku, gdy zgłoszenie dotyczy Pełnomocnika do spraw naruszeń lub członka Komisji do spraw naruszeń, Sygnalista może dokonać zgłoszenia bezpośrednio do członka Zarządu Spółki w formie pisemnej w zamkniętej kopercie opatrzonej napisem „Poufne” lub podczas bezpośredniego spotkania z członkiem Zarządu w uzgodnionym terminie.

5.4 W przypadku wpływu zgłoszenia dotyczącego członka zarządu Spółki, Pełnomocnik do spraw naruszeń niezwłocznie informuje Radę Nadzorczą Spółki o wpływie takie zgłoszenia.

5.5 Jeśli możliwe jest skontaktowanie się z Sygnalistą (Sygnalista podał adres do kontaktu), Pełnomocnik do spraw naruszeń potwierdza Sygnaliście otrzymanie zgłoszenia w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania.

6. Wstępna ocena

Po otrzymaniu zgłoszenia zawierającego informację o naruszeniu, Pełnomocnik do spraw naruszeń ocenia wiarygodność i istotność zgłoszenia. Jeśli to możliwe, taka wstępna ocena powinna zostać zakończona w ciągu 7 dni od wpływu zgłoszenia do Komisji do spraw naruszeń.
Ocena wstępna może mieć następujące skutki:
• Jeśli zgłoszenie dotyczy sprawy, która ma znaczenie dla Spółki, ale nie może być zakwalifikowana jako sprawa dotycząca naruszenia przepisów prawa określonego w pkt 3.3, Pełnomocnik do spraw naruszeń przekaże sprawę do osoby odpowiedzialnej merytorycznie za ten temat w Spółce w celu jej dalszego rozpatrzenia. Jeśli możliwy jest kontakt z Sygnalistą, zostanie on odpowiednio poinformowany przez Komisję do spraw naruszeń o przekazaniu sprawy. Przekazanie sprawy jest rejestrowane w Rejestrze zgłoszeń.
• Jeśli zgłoszenie jest wiarygodne i przedmiotowo dotyczy tematyki wskazanej w niniejszej Procedurze, Komisja do spraw naruszeń przeprowadzi postępowanie wyjaśniające. Jeśli zgłoszenie, nie zawiera wystarczających informacji umożliwiających jego zbadanie, Komisja do spraw naruszeń kontaktuje się, jeśli to możliwe, z Sygnalistą w celu uzyskania dodatkowych informacji. W stosownych przypadkach Komisja do spaw naruszeń podejmie próbę uzyskania dalszych informacji we własnym zakresie podejmując czynności wyjaśniające.
• Jeśli zgłoszenie dokonane w oparciu o niniejszą Procedurę nie będzie wiarygodne lub zostanie zgłoszone w sposób uniemożliwiający jego rozpatrzenie, a nie będzie możliwości skontaktowania się z Sygnalistą, Pełnomocnik do spraw naruszeń zamknie sprawę bez dalszych działań wyjaśniających i odpowiednio, jeśli będzie to możliwe, poinformuje o tym fakcie Sygnalistę. Powód zamknięcia sprawy zostanie podany w Rejestrze zgłoszeń.
• Jeśli sprawa będzie miała znaczenie dla Grupy ASSA ABLOY, zostanie ona zgłoszona lub przekazana zgodnie z Grupową Dyrektywą w sprawie informowania o nieprawidłowościach.

7. Postępowanie wyjaśniające

7.1. Obowiązki

Pełnomocnik do spraw naruszeń określa, czy zgłoszenie wymaga prowadzenia postępowania wyjaśniającego w celu lepszego zrozumienia faktów i okoliczności sprawy. Postępowanie wyjaśniające w sprawie zgodności musi być prowadzone przy użyciu odpowiednich środków wyjaśniających i powinno prowadzić do kompleksowego zrozumienia zgłoszonego naruszenia oraz - w stosownych przypadkach - skali niezgodności lub niewłaściwego postępowania, a także potencjalnego wpływu tej niezgodności/ niewłaściwego postępowania na Spółkę, jej Pracowników oraz Grupę ASSA ABLOY.
Pełnomocnik do spraw naruszeń informuje w razie potrzeby inne komórki organizacyjne, w tym komórki organizacyjne w Spółce o konieczności przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego (np. dział prawny, dział kadr).
Jeśli zgłoszona sprawa wymaga przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego, Pełnomocnik do spraw naruszeń decyduje, czy postępowanie wyjaśniające przeprowadzi Komisja do spraw naruszeń samodzielnie, czy przy wsparciu zasobów wewnętrznych (np. audytu wewnętrznego, działu zasobów ludzkich) lub zewnętrznych (np. zewnętrzny audytor, kancelaria prawna).

7.2.Komisja do spraw naruszeń

Przed rozpoczęciem postępowania wyjaśniającego Pełnomocnik do spraw naruszeń ustala skład niezbędny do wyjaśnienia sprawy (udział zasobów lub zewnętrznych) w zależności od potrzeb i proponuje jego powołanie Zarządowi Spółki. Tak powstała Komisja do spraw naruszeń opracowuje plan postępowania wyjaśniającego, który opisuje co najmniej zakres działań, określone środki i czynności wyjaśniające i odpowiednie ramy czasowe postępowania wyjaśniającego. Plan postępowania wyjaśniającego będzie w razie potrzeby dostosowywany tak, aby zapewnić odpowiedni nadzór i dokumentację istotnych wydarzeń i podjętych środków oraz czynności wyjaśniających.

7.3.Prowadzenie postępowania wyjaśniającego

Sposób przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego zależy od rodzaju i wagi zgłoszonej sprawy. W zależności od sprawy mogą zostać podjęte następujące środki i czynności wyjaśniające:
• Wywiady z pracownikami lub osobami trzecimi;
• Przegląd dokumentów (umów, faktur, wyciągów bankowych itp.);
• Analiza / sprawdzanie danych elektronicznych z uwzględnieniem obowiązujących przepisów i prawa do współdecydowania (np. analiza danych informatycznych odpowiednich osób, analiza wiadomości e-mail, danych z systemów informatycznych);
• Przegląd ogólnodostępnych informacji.

Lista powyższych środków i czynności wyjaśniających nie jest wyczerpująca i może zostać odpowiednio uzupełniona w trakcie postępowania.
Wszelkie osoby zaangażowane w prowadzenie postępowania wyjaśniającego, zobowiązane są poinformować Pełnomocnika do spraw naruszeń o wszelkich ustaleniach, które mogą wymagać lub sugerować konieczność podjęcia niezwłocznych działań

zaradczych/zabezpieczających. Pełnomocnik do spraw naruszeń zobowiązany jest do przekazania takiej informacji niezwłocznie do Zarządu Spółki, zgodnie z zasadami poufności określonymi w niniejszej Procedurze. Jeśli wymagane jest podjęcie natychmiastowych działań zaradczych/działań zabezpieczających, Pełnomocnik do spraw naruszeń przekazuje wszelkie ustalenia i wstępne wyniki postępowania wyjaśniającego Zarządowi Spółki, a jeśli sprawa ma znaczenie dla Grupy ASSA ABLOY, również do osoby odpowiedzialnej za ten obszar w Grupie, zgodnie z zasadami poufności określonymi w niniejszej Procedurze.

7.4.Raport z postępowania wyjaśniającego

Postępowania wyjaśniające dotyczące zgłoszeń co do zasady kończą się raportem, który zawiera ustalenia zgłoszonej sprawy, w tym ocenę ryzyka związanego z wszelkimi niezgodnymi z przepisami zachowaniami lub wykroczeniami. W przypadku postępowań wyjaśniających dotyczących zgodności, które mają niewielki zakres lub niewielkie znaczenie, Komisja do spraw naruszeń może odstąpić od sporządzenia Raportu z postępowania wyjaśniającego. W takich przypadkach informacje dotyczące postępowań wyjaśniających będą dokumentowane w Rejestrze zgłoszeń.
Po zamknięciu postępowania, Raport z postępowania wyjaśniającego jest przechowywany w bazie danych o ograniczonym dostępie. Zamknięcie postępowania wyjaśniającego w sprawie zgłoszenia jest odpowiednio odnotowywane w Rejestrze zgłoszeń.

8. Ocena raportu z postępowania wyjaśniającego

Komisja do spraw naruszeń jest odpowiedzialna za określenie odpowiednich Środków naprawczych zgodnie z sekcją 9 - Środki naprawcze.
Środki naprawcze będą dokumentowane w Rejestrze zgłoszeń prowadzonym przez Pełnomocnika do spraw naruszeń.

9. Środki naprawcze

Jeśli niezgodność lub/i niewłaściwe postępowanie zostaną zidentyfikowane/potwierdzone podczas postępowania wyjaśniającego, należy wdrożyć odpowiednie środki zaradcze i naprawcze w celu wyeliminowania ryzyka wynikającego z takiego postępowania. Potencjalnymi środkami naprawczymi mogą być:
• przeprowadzenie rozmowy, zwrócenie uwagi pracownikowi;
• upomnienie pracownika;
• złożenie wniosku o wszczęcie postępowania dyscyplinarnego / służbowego;
• zmiany lub rotacje na stanowiskach;
• wnioski prewencyjne o charakterze zarządczym lub organizacyjnym;
• podjęcie działań cywilnoprawnych, dotyczących np. zawartych umów, naprawienia szkody, wypłacenia odszkodowania;
• złożenie zawiadomienia o uzasadnionym podejrzeniu popełnienia przestępstwa;
• zaangażowanie podmiotów zewnętrznych (właściwych organów i służb).

Osoby na stanowiskach menadżerskich, odpowiedzialne merytorycznie za dany obszar ponoszą odpowiedzialność za wdrożenie wszystkich środków naprawczych.
Status wdrożenia wszystkich środków naprawczych będzie monitorowany przez Pełnomocnika do spraw naruszeń i dokumentowany w Rejestrze zgłoszeń.

10. Poufność i ochrona Sygnalisty

10.1.Poufność

Spółka zapewnia, aby niniejsza procedura oraz związane z tym zasady przetwarzania danych osobowych uniemożliwiały uzyskanie dostępu do informacji objętych zgłoszeniem osobom nieupoważnionym oraz zapewniały ochronę poufności tożsamości Sygnalisty, osoby, której dotyczy zgłoszenie, oraz osoby trzeciej wskazanej w zgłoszeniu. Ochrona poufności dotyczy informacji, na podstawie których można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować tożsamość takich osób.
Tożsamość Sygnalisty, jak również wszystkie informacje umożliwiające jego identyfikację, są traktowane jako tajemnica na wszystkich etapach rozpatrywania zgłoszenia. W szczególności, tożsamość Sygnalisty nie będzie ujawniana podmiotom, których dotyczy zgłoszenie nieprawidłowości, osobom trzecim ani innym pracownikom i współpracownikom, chyba że Sygnalista wyraźnie wyrazi zgodę na ujawnienie jego tożsamości.
Akapitu drugiego powyżej, nie stosuje się w przypadku, gdy ujawnienie jest koniecznym i proporcjonalnym obowiązkiem wynikającym z przepisów prawa w związku z postępowaniami wyjaśniającymi prowadzonymi przez organy publiczne lub postępowaniami przygotowawczymi lub sądowymi prowadzonymi przez sądy, w tym w celu zagwarantowania prawa do obrony przysługującego osobie, której dotyczy zgłoszenie. Przed dokonaniem ujawnienia, o którym mowa powyżej, właściwy organ publiczny lub właściwy sąd powiadamia o tym sygnalistę, przesyłając w postaci papierowej lub elektronicznej wyjaśnienie powodów ujawnienia jego danych osobowych, chyba że takie powiadomienie zagrozi postępowaniu wyjaśniającemu lub postępowaniu przygotowawczemu, lub sądowemu.
Tożsamość podmiotów, których dotyczy zgłoszenie nieprawidłowości lub osób trzecich wskazanych w zgłoszeniu podlega wymogom zachowania poufności w analogicznym zakresie, co tożsamość Sygnalisty.
Zachowanie poufności ma na celu zagwarantowanie poczucia bezpieczeństwa Sygnaliście oraz minimalizację ryzyka wystąpienia działań odwetowych lub represyjnych. Sygnalista, który dokonał zgłoszenia, a którego dane osobowe zostały w sposób nieuprawniony ujawnione, powinien niezwłocznie powiadomić o zaistniałej sytuacji Pełnomocnika do spraw naruszeń.

10.2.Ochrona Sygnalisty

Sygnalista podlega ochronie, określonej w przepisach ustawy z dnia 14 czerwca 2024r. o ochronie sygnalistów, od chwili dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, pod warunkiem że miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego i że stanowi informację o naruszeniu prawa.

Procedura wprowadza bezwzględny zakaz podejmowania działań odwetowych ani próby lub groźby zastosowania takich działań.

10.3. Przetwarzanie danych osobowych

Przetwarzanie danych osobowych Sygnalisty odbywa się na podstawie przepisów rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO). Administratorem danych osobowych Sygnalisty, osoby, której dotyczy zgłoszenie oraz osoby trzeciej wskazanej w zgłoszeniu jest Spółka.
Dane osobowe oraz pozostałe informacje w Rejestrze zgłoszeń są przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.

11. Zamknięcie postępowania wyjaśniającego. Rejestr zgłoszeń

Pełnomocnik do spraw naruszeń poinformuje Sygnalistę o zamknięciu postępowania wyjaśniającego najpóźniej w terminie trzech miesięcy od potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia, chyba, że Sygnalista nie podał danych kontaktowych. Jeśli postępowanie wyjaśniające w sprawie naruszenia nie zostanie zakończone w wyżej wskazanym terminie, Sygnalista w wyżej wskazanym terminie jest informowany o aktualnym statusie postępowania. W każdym przypadku Pełnomocnik do spraw naruszeń poinformuje Sygnalistę o zamknięciu postępowania wyjaśniającego.

Poczynione ustalenia, zatwierdzone środki naprawcze oraz ich realizacja są rejestrowane w Rejestrze zgłoszeń.

Rejestr zgłoszeń zawiera:
1) numer sprawy,
2) przedmiot naruszenia prawa.
3) dane osobowe sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie, niezbędne do identyfikacji tych osób;
4) adres do kontaktu sygnalisty;
5) datę dokonana zgłoszenia,
6) informacje o podjętych działaniach następczych,
7) datę zakończenia sprawy.

Po prawidłowym wdrożeniu wszystkich środków naprawczych sprawa zgłoszenia jest uznawana za "zamkniętą". Pełnomocnik do spraw naruszeń odnotowuje zamknięcie sprawy i odpowiednią datę takiego zamknięcia, a także krótkie podsumowanie dotyczące wdrożenia środków naprawczych w Rejestrze zgłoszeń.

12. Zgłoszenie zewnętrzne

Zgłoszenie informacji o naruszeniu prawa może w każdym przypadku nastąpić również do Rzecznika Praw Obywatelskich albo organu publicznego (należy przez to rozumieć naczelne i centralne organy administracji rządowej, terenowe organy administracji rządowej, organy jednostek samorządu terytorialnego, inne organy państwowe oraz inne podmioty wykonujące z mocy prawa zadania z zakresu administracji publicznej) oraz w stosownych przypadkach – do instytucji, organów lub jednostek organizacyjnych Unii Europejskiej (zgłoszenie zewnętrze).

Dane kontaktowe Rzecznika Praw Obywatelskich:
Biuro Rzecznika Praw Obywatelskich al. Solidarności 77, 00-090 Warszawa
Infolinia: 800 676 676 , (22) 551 77 91

Dane kontaktowe właściwego organu publicznego, do której kierowane jest zgłoszenie są dostępne na stronach internetowych Biuletynu Informacji Publicznej (BIP), zaś organu, instytucji lub jednostki organizacyjnej UE, na stronach tych jednostek.

Zgłoszenie może zostać dokonane ustnie, pisemnie lub w formie dokumentowej.
Szczegółowe informacje o zasadach dokonywania zgłoszeń zewnętrznych zostały uregulowane w ustawie z dnia 14 czerwca 2024r. o ochronie sygnalistów.

13. Raportowanie zgodności z przepisami

Pełnomocnik do spraw naruszeń regularnie raportuje przypadki naruszeń i ich status Zarządowi Spółki.
Przeglądy niniejszej Procedury wykonywane są systematycznie, nie rzadziej jednak niż raz do roku.

Przetwarzając dane osobowe sygnalisty oraz osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia jesteśmy zobowiązani realizować obowiązki prawne jakie zostały nałożone na Administratora danych Rozporządzeniem
Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej: RODO).

W związku z otrzymaną informacją o naruszeniu prawa (dalej: zgłoszeniem) informujemy, że:

1. Administratorem Państwa danych osobowych przetwarzanych w ramach procesu obsługi zgłoszeń wewnętrznych w przedmiocie naruszeń prawa jest spółka MAŁKOWSKI-MARTECH S.A. z siedzibą w
Czołowie ul. Leśna 57, 62-035 Kórnik, wpisana do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy Poznań Nowe Miasto i Wilda w Poznaniu, IX Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000350585, NIP: 123-00-29-611.

2. W sprawach z zakresu ochrony danych osobowych możecie się Państwo kontaktować z Inspektorem Ochrony Danych pod adresem mailowym: iod-poland@assaabloy.com

3. Państwa dane osobowe będą przetwarzane w następujących celach:
a) prowadzenia obsługi dotyczącej zgłoszeń wewnętrznych w przedmiocie naruszeń prawa, tj. w szczególności przyjmowania zgłoszeń, przekazywania informacji dotyczących zgłoszenia, weryfikacji i analizy otrzymanego zgłoszenia, przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego, prowadzenia rejestru zgłoszeń naruszeń oraz archiwizacji dokumentów - na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c) RODO, tj. konieczność wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze, w związku z przepisami ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz. U.poz. 928), nakładającymi na Administratora obowiązki w zakresie realizacji zadań związanych z obsługą zgłoszeń wewnętrznych;
b) dochodzenia roszczeń i obrony przed roszczeniami, a także przechowywania dokumentów w celach
dowodowych dla zabezpieczenia informacji na wypadek prawnej potrzeby wykazania faktów oraz sporządzania raportów podsumowujących prowadzone działania naprawcze – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f) RODO. co jest prawnie uzasadnionym interesem administratora.

4. Podanie danych osobowych w zgłoszenia naruszenia jest dobrowolne.

5. Administrator zapewnia poufność Pani/Pana danych osobowych w związku z otrzymanym zgłoszeniem. W związku z tym dane mogą być udostępnione jedynie podmiotom uprawnionym do tego na podstawie przepisów prawa lub operatorom pocztowym. Dane osobowe mogą być udostępnione podmiotom zapewniającym, na podstawie umów zawartych przez Administratora, obsługę działalności Administratora (np. dostawcy usług informatycznych), a także podmiotom zewnętrznym wspierającym Administratora w zakresie przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych. Dane osobowe będą udostępniane odrębnym Administratorom, tj. właściwym organom, w przypadku podejmowania działań następczych. Szczególne przypadki, gdy może dojść do ujawnienia danych: W związku z postępowaniami wyjaśniającymi prowadzonymi przez organy publiczne lub postępowaniami przygotowawczymi lub sądowymi prowadzonymi przez sądy, w tym w celu zagwarantowania Pani/Panu prawa do obrony, może dojść do ujawnienia Pani/Pana danych, gdy takie działanie jest koniecznym i proporcjonalnym obowiązkiem wynikającym z przepisów prawa. Przed dokonaniem takiego ujawnienia, właściwy organ publiczny lub właściwy sąd powiadomi Panią/Pana, przesyłając w postaci papierowej lub elektronicznej wyjaśnienie powodów ujawnienia danych osobowych. Powiadomienie nie jest przekazywane, jeżeli może zagrozić postępowaniu wyjaśniającemu lub postępowaniu przygotowawczemu, lub sądowemu.

6. Dane osobowe oraz pozostałe informacje w rejestrze zgłoszeń wewnętrznych są przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami. Dane osobowe zostaną usunięte, a dokumenty związane ze zgłoszeniem zniszczone po upływie okresu przechowywania (nie dotyczy to sytuacji, gdy dokumenty związane ze zgłoszeniem stanowią część akt postępowań przygotowawczych lub spraw sądowych lub sądowo-administracyjnych).
Dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpatrywania zgłoszenia, nie są zbierane, a w razie przypadkowego zebrania są niezwłocznie usuwane. Usunięcie tych danych osobowych następuje w terminie 14 dni od chwili ustalenia, że nie mają one znaczenia dla sprawy.

7. W związku z przetwarzaniem danych osobowych ma Pani/Pan prawo do:
a) dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących, w tym prawo do uzyskania kopii danych – na podstawie art. 15 RODO;
b) żądania sprostowania (poprawienia) danych osobowych - na podstawie art. 16 RODO;
c) usunięcia danych – przysługuje w ramach przesłanek i na warunkach określonych w art. 17 RODO;
d) ograniczenia przetwarzania – przysługuje w ramach przesłanek i na warunkach określonych w art. 18 RODO,
e) wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych (art. 21 RODO),
Sprzeciw przysługuje wobec przetwarzania przez Administratora danych w prawnie uzasadnionych celach Administratora, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f) RODO, z przyczyn związanych z Pani/Pana szczególną sytuacją. Powinna/-ien Pani/Pan wtedy wskazać nam szczególną sytuację, która Pani/Pana zdaniem uzasadnia zaprzestanie przez nas przetwarzania objętego sprzeciwem. Przestaniemy przetwarzać Pani/Pana dane w tych celach, chyba że wykażemy, że istnieją ważne, prawnie uzasadnione podstawy do przetwarzania, nadrzędne wobec Pani/Pana interesów, praw i wolności lub też że Pani/Pana dane są nam niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń. Jeżeli zgodnie z oceną Administratora Pani/Pana interesy będą ważniejsze od interesów Administratora będzie on zobowiązany zaprzestać przetwarzania Pani/Pana danych osobowych w tych celach.
f) wniesienia skargi do organu nadzoru, którym w Polsce jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych z siedzibą w Warszawie, ul. Stawki 2, z którym można kontaktować się w następujący sposób:
a) listownie: ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa;
b) przez elektroniczną skrzynkę podawczą dostępną na stronie: https://www.uodo.gov.pl/pl/p/ kontakt;
c) telefonicznie: (22) 531 03 00.

8. Dane osobowe nie będą podlegały profilowaniu ani, na podstawie tych danych, nie będą podejmowane decyzje w sposób zautomatyzowany. Państwa dane osobowe mogą być przetwarzane w sposób zautomatyzowany w przypadku skorzystania z udostępnionego narzędzia elektronicznego umożliwiającego dokonanie zgłoszenia.

9. Administrator danych nie ma zamiaru przekazywać danych osobowych do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej.

W związku z otrzymaną informacją o naruszeniu prawa (dalej: zgłoszeniem), przetwarzając Pani/Pan dane osobowe, które zostały podane w zgłoszeniu, jesteśmy zobowiązani realizować obowiązki prawne jakie zostały nałożone na Administratora danych Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej: RODO), dlatego informujemy, że:

1. Administratorem Państwa danych osobowych przetwarzanych w ramach procesu obsługi zgłoszeń wewnętrznych w przedmiocie naruszeń prawa jest spółka MAŁKOWSKI-MARTECH S.A. z siedzibą w
Czołowie ul. Leśna 57, 62-035 Kórnik, wpisana do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy Poznań Nowe Miasto i Wilda w Poznaniu, IX Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru
Sądowego pod numerem KRS 0000350585, NIP: 123-00-29-611.

2. W sprawach z zakresu ochrony danych osobowych możecie się Państwo kontaktować z Inspektorem Ochrony Danych pod adresem mailowym: iod-poland@assaabloy.com.

3. Pani/Pana dane osobowe zostały podane przez sygnalistę w zgłoszeniu, wobec czego Administrator będzie je przetwarzać, w zależności od treści zgłoszenia, jako:
a) dane osobowe dotyczące osoby, której dotyczy zgłoszenie, rozumianej jako osoba fizyczna, wskazana w zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznym jako osoba, która dopuściła się naruszenia prawa, lub jako osoba, z którą osoba, która dopuściła się naruszenia prawa, jest powiązana;
b) dane osobowe osoby trzeciej, rozumianej jako osoba fizyczna wskazana w zgłoszeniu, która może posiadać informacje niezbędne dla wyjaśnienia sprawy.

4. Pani/ Pana dane osobowe będą przetwarzane w następujących celach:
a) prowadzenie obsługi dotyczącej zgłoszeń wewnętrznych w przedmiocie naruszeń prawa, tj. w szczególności przyjmowania zgłoszeń, weryfikacji i analizy otrzymanego zgłoszenia; przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego, prowadzenia rejestru zgłoszeń naruszeń oraz archiwizacji dokumentów - na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c) RODO, tj. konieczność wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na
Administratorze, w związku z przepisami ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz. U.poz. 928), nakładającymi na Administratora obowiązki w zakresie realizacji zadań związanych z obsługą
zgłoszeń wewnętrznych;
b) dochodzenia roszczeń i obrony przed roszczeniami, a także przechowywania dokumentów w celach dowodowych dla zabezpieczenia informacji na wypadek prawnej potrzeby wykazania faktów, – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f) RODO. co jest prawnie uzasadnionym interesem administratora.

5. Administrator zapewnia poufności Pani/Pana danych osobowych w związku z otrzymanym zgłoszeniem.
W związku z tym dane mogą być udostępnione jedynie podmiotom uprawnionym do tego na podstawie przepisów prawa lub operatorom pocztowym. Dane osobowe mogą być udostępnione podmiotom zapewniającym, na podstawie umów zawartych przez Administratora, obsługę działalności Administratora (np. dostawcy usług informatycznych), a także podmiotom zewnętrznym wspierającym Administratora
w zakresie przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych. Dane osobowe będą udostępniane odrębnym Administratorom, tj. właściwym organom, w przypadku podejmowania działań następczych. Szczególne przypadki, gdy może dojść do ujawnienia danych: W związku z postępowaniami wyjaśniającymi prowadzonymi przez organy publiczne lub postępowaniami przygotowawczymi lub sądowymi prowadzonymi przez sądy, w tym w celu zagwarantowania Pani/Panu prawa do obrony, może dojść do ujawnienia Pani/Pana danych, gdy takie działanie jest koniecznym i proporcjonalnym obowiązkiem wynikającym z przepisów prawa. Przed dokonaniem takiego ujawnienia, właściwy organ publiczny lub właściwy sąd powiadomi Panią/Pana, przesyłając w postaci papierowej lub elektronicznej wyjaśnienie powodów ujawnienia danych osobowych. Powiadomienie nie jest przekazywane, jeżeli może zagrozić postępowaniu wyjaśniającemu lub postępowaniu przygotowawczemu, lub sądowemu.

6. Dane osobowe oraz pozostałe informacje w rejestrze zgłoszeń wewnętrznych są przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, lub po
zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami. Dane osobowe zostaną usunięte, a dokumenty związane ze zgłoszeniem zniszczone po upływie okresu przechowywania (nie dotyczy to sytuacji, gdy dokumenty związane ze zgłoszeniem stanowią część akt postępowań przygotowawczych lub spraw sądowych lub sądowo-administracyjnych).
Dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpatrywania zgłoszenia, nie są zbierane, a w razie przypadkowego zebrania są niezwłocznie usuwane. Usunięcie tych danych osobowych następuje w terminie 14 dni od chwili ustalenia, że nie mają one znaczenia dla sprawy.

7. W związku z przetwarzaniem danych osobowych ma Pani/Pan prawo do:
a) dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących, w tym prawo do uzyskania kopii danych – na podstawie art. 15 RODO, z zastrzeżeniem, że przepisu art. 15 ust. 1 lit. g RODO w zakresie przekazania informacji o źródle pozyskania danych osobowych nie stosuje się, chyba że sygnalista nie spełnia warunków wskazanych w art. 6 albo wyraził wyraźną zgodę na takie przekazanie;
b) żądania sprostowania (poprawienia) danych osobowych - na podstawie art. 16 RODO;
c) usunięcia danych – przysługuje w ramach przesłanek i na warunkach określonych w art. 17 RODO;
d) ograniczenia przetwarzania – przysługuje w ramach przesłanek i na warunkach określonych w art. 18 RODO,
e) wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych (art. 21 RODO),
Sprzeciw przysługuje wobec przetwarzania przez Administratora danych w prawnie uzasadnionych celach Administratora, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f) RODO, z przyczyn związanych z Pani/Pana szczególną sytuacją. Powinna/-ien Pani/Pan wtedy wskazać nam szczególną sytuację, która Pani/Pana zdaniem uzasadnia zaprzestanie przez nas przetwarzania objętego sprzeciwem. Przestaniemy przetwarzać Pani/Pana dane w tych celach, chyba że wykażemy, że istnieją ważne, prawnie uzasadnione podstawy do przetwarzania, nadrzędne wobec Pani/Pana interesów, praw i wolności lub też że Pani/Pana dane są nam niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń. Jeżeli zgodnie z oceną Administratora Pani/Pana interesy będą ważniejsze od interesów Administratora będzie on zobowiązany zaprzestać przetwarzania Pani/Pana danych osobowych w tych celach.
f) wniesienia skargi do organu nadzoru, którym w Polsce jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych z siedzibą w Warszawie, ul. Stawki 2,
z którym można kontaktować się w następujący sposób:
a) listownie: ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa;
b) przez elektroniczną skrzynkę podawczą dostępną na stronie: https://www.uodo.gov.pl/pl/p/ kontakt;
c) telefonicznie: (22) 531 03 00.

8. Dane osobowe nie będą podlegały profilowaniu ani, na podstawie tych danych, nie będą podejmowane decyzje w sposób zautomatyzowany. Państwa dane osobowe mogą być przetwarzane w sposób
zautomatyzowany w przypadku skorzystania z udostępnionego narzędzia elektronicznego umożliwiającego dokonanie zgłoszenia.

9. Administrator danych nie ma zamiaru przekazywać danych osobowych do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej.